يعني إيه نظام إدارة الفندق (PMS)؟ دليل للفنادق في مصر

المقال ده لمين؟ لأصحاب ومديري الفنادق المستقلة في مصر وفرق الاستقبال، اللي بيديروا الحجوزات على دفتر أو إكسل أو من لوحة موقع حجز، وعايزين يعرفوا نظام الإدارة هيغيّر إيه في الشغل اليومي. هنمشي مع حجز واحد من أول مكالمة لحد مغادرة الضيف، وبعدها نقول تسأل عن إيه قبل ما تختار نظام.

حجز واحد، من المكالمة لحد المغادرة

خد مثال عادي في أي فندق مستقل: ضيف بيتصل يوم التلات وعايز غرفة عائلية تلات ليالي في الويك إند.

1. الاستفسار: في غرفة متاحة؟

على الدفتر، موظف الاستقبال بيقلّب الصفحات ويتمنى ما يكونش حد حاجز الغرفة في صفحة تانية. في النظام بيكتب التواريخ وعدد الضيوف، ويشوف لكل نوع غرفة كام غرفة لسه متاحة في كل ليلة. ممكن الغرفة العائلية تبقى متاحة الخميس والجمعة ومحجوزة السبت، ودي بالظبط الفجوة اللي الدفتر بيخبيها لحد ما الضيف يوصل.

2. عرض السعر: سعر كل ليلة وشروطها

الأسعار ممكن تختلف حسب التاريخ والطلب وسياسة الفندق. النظام يقدر يشيل سعر لكل نوع غرفة في كل ليلة، فعرض السعر من الخميس للأحد بيجمع أسعار التلات ليالي بدل ما يكرر رقم واحد. وأنظمة كتير بتشيل كمان الشروط اللي الفندق بيحطها: حد أدنى لعدد الليالي في ويك إند زحمة، أيام مش بيتقبل فيها وصول جديد، أو نوع غرفة اتوقف بيعه. ولو النظام فيه الخاصية دي، بينبّه لو تواريخ الضيف مخالفة لشرط قبل ما حد يوعده بالغرفة.

3. تسجيل الحجز: الضيف ومصدر الحجز

الموظف بيسجّل اسم الضيف وبيانات التواصل، وعدد الكبار والأطفال، ونوع الغرفة والتواريخ، ومصدر الحجز: تليفون، ضيف جه على الاستقبال مباشرة، واتساب، موقع الفندق، شركة سياحة، أو موقع حجز. تسجيل المصدر بيفرق بعدين لما صاحب الفندق يحب يعرف أنهي قناة بتملا الغرف فعلًا.

4. المتاح بيتحدّث لوحده

أول ما الحجز يتحفظ، الغرفة بتتشال من المتاح في الليالي دي. التحكم في المخزون بالشكل ده يقدر يساعد في منع الحجز المزدوج المعروف في الاستقبال، زي إن موظفين اتنين يبيعوا آخر غرفة في نفس الليلة، بشرط إن النظام متظبط صح وكل الحجوزات متسجلة فيه. وأنظمة كتير بتنبّه أو بترفض حجز غرفة محجوزة أصلًا.

5. العربون: تسجيل الدفعة مش تحصيلها

الضيف وافق يحوّل عربون بتحويل بنكي أو محفظة موبايل. لما المبلغ يوصل، الاستقبال بيسجّله على الحجز: المبلغ، والتاريخ، وطريقة الدفع، ورقم مرجعي. ده اسمه تسجيل دفعة. أما تحصيل الدفعة فمعناه إنك فعلًا تخصم من كارت أو تنقل فلوس، وده بيحصل في ماكينة الكروت أو بوابة الدفع أو البنك. وهل النظام نفسه يقدر يحصّل المدفوعات ولا لأ، ده بيعتمد على المنتج وشركات الدفع المربوطة بيه. وفي كل الأحوال، لازم يوضح إيه اللي وصل، واتدفع إزاي، وفاضل كام.

6. الضيف غيّر ميعاده

يوم الأربع الضيف طلب يوصل متأخر يوم. في أغلب الأنظمة الموظف بيغيّر التواريخ، والنظام بيتأكد إن الليالي الجديدة متاحة، ويعيد حساب السعر من أسعار الليالي، ويرجّع الليلة اللي مبقتش محتاجها للبيع. ولو سياسة الفندق بتسمح بتعديل السعر يدويًا، يُفضّل إن النظام يطلب سبب ويسجّل مين اللي عدّل.

7. الوصول وحساب الضيف

عند تسجيل الوصول، الحجز بيتحول لإقامة، وحساب الضيف (اللي بيتسمى «فوليو») بيتفتح. عليه الليالي، وأي حاجة تانية الفندق بيحاسب عليها: وجبات، توصيل، سرير إضافي. وكل دفعة بتتسجل عليه. في أي لحظة الاستقبال يقدر يشوف الإجمالي، والمدفوع، والمتبقي. ولما الضيف يسدد، أنظمة كتير بتطلّع إيصال برقم مسلسل، فيبقى عند الفندق والضيف نفس السجل.

8. الإلغاء وعدم الحضور والتصحيحات

لو الضيف ألغى، الحجز بيتعلّم ملغي وغرفته بترجع للبيع في الليالي دي. ولو ما وصلش خالص، بيتسجل «عدم حضور». وأي مبلغ بيترد بيتسجل بسببه. وفي النظام المتصمم كويس، التصحيح بيتعمل بقيد عكسي جديد مش بمسح القيد الأصلي، فتاريخ اللي حصل يفضل موجود لصاحب الفندق وللمحاسب.

ورا مكتب الاستقبال

حسب المنتج، النظام ممكن يغطي كمان جزء من الشغل اللي حوالين الحجوزات، ومش كل نظام فيه كل ده:

• صلاحيات الموظفين. كل موظف بيدخل بحسابه، والنظام بيحدد كل دور يقدر يعمل إيه. موظف الاستقبال ممكن يستلم مدفوعات من غير ما يغيّر الأسعار، والمدير يعمل الاتنين.
• ورديات الخزينة. كل موظف بيفتح وردية، والنظام بيجمع الكاش والمدفوعات التانية اللي اتاخدت فيها، وبتتعد وتتقفل وقت التسليم.
• التدبير الفندقي (الهاوس كيبينج). الغرف بتتعلّم نضيفة أو محتاجة تنضيف أو خارج الخدمة، عشان الاستقبال ما يسكّنش ضيف في غرفة مش جاهزة.
• التقارير. الوصول والمغادرة كل يوم، ونسبة الإشغال، ومتوسط سعر الليلة، والمبالغ اللي اتحصّلت، من غير عد بالإيد.

اللي النظام مش بيحل محله

اسأل المحاسب محتاج إيه من سجلات الفندق، واتأكد إن النظام بيطلّعها.

تسأل عن إيه قبل ما تختار نظام؟

• بيستوعب أنواع الغرف عندنا، وأسعار بتختلف من ليلة للتانية؟
• نقدر نحدد حد أدنى لعدد الليالي ونقفل أيام للوصول؟
• بينبّه أو بيرفض حجز تاني لغرفة محجوزة أصلًا؟
• بيتربط بأنهي مواقع حجز النهارده، والربط ده شغال ولا لسه في الخطة؟
• بيسجّل المدفوعات بس، ولا بيحصّلها كمان؟ ومع أنهي شركات دفع؟
• كل موظف ينفع يبقى ليه حساب وصلاحيات منفصلة؟
• الإيصالات مرقّمة ونقدر نطبعها؟
• التصحيحات بتتسجل كقيود جديدة والقيد الأصلي بيفضل موجود؟
• بيشتغل بالعربي وبالجنيه المصري؟
• نقدر ناخد بياناتنا معانا لو قررنا نغيّره؟

As-home فين من ده النهارده؟

As-home منصة حجز تقدر الفنادق في مصر تعرض غرفها عليها. العرض مجاني، وAs-home بتاخد عمولة 15% بس على الحجوزات اللي بتكتمل، ومفيش أي مبلغ مقدم. الفندق المعروض بيدير أنواع الغرف وأسعار الليالي والباكدجات وتقويم الحجوزات من حساب المالك، ويقدر يغيّر الأسعار لفترة كاملة مرة واحدة ويقفل أو يفتح أيام، ويشوف الحجوزات اللي جاية عن طريق As-home. الأدوات دي خاصة بإعلان الفندق على As-home، ومش نظام إدارة فندق كامل: مش بتسجّل حجوزات الاستقبال أو التليفون، ولا بتدير حسابات الضيوف. وAs-home مش بتسحب الأسعار من مدير قنوات، فالفندق اللي بيبيع على مواقع تانية بيحدّث تقويم الحجوزات على As-home بنفسه. ولو عايز تعرف الإعلان القوي محتاج إيه، اقرأ دليل إضافة فندقك على منصة حجز في مصر.

أسئلة بتتكرر

المقال ده بيشرح أنظمة إدارة الفنادق بشكل عام، والمنتجات بتختلف عن بعض. تفاصيل عرض الفنادق على As-home (العرض مجاني، عمولة 15% على الحجوزات المكتملة، وأدوات تقويم الحجوزات والأسعار في حساب المالك) زي ما هي منشورة على As-home وقت مراجعتها يوم 13 أكتوبر 2026.